Aanvullende privacyverklaring WhatsApp

1. Reikwijdte en verwerkingsverantwoordelijke

Deze aanvullende privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens in verband met het WhatsApp-contact tussen u en New Yin & Yang (hierna: de Salon). Zij vormt een aanvulling op de algemene privacyverklaring van de Salon. Voor de hier beschreven verwerkingen is New Yin & Yang (eenmanszaak, KvK 71941290), gevestigd te Amsterdamsestraatweg 193, 3551 CA Utrecht, Nederland, verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, onderdeel 7, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Salon is bereikbaar via newyinenyang@gmail.com.

2. Categorieën van persoonsgegevens

De Salon kan in dit verband de volgende gegevens verwerken: de inhoud van uw berichten en de daarop gegeven antwoorden; uw WhatsApp-profielnaam; de voor het berichtenverkeer noodzakelijke kanaal- en berichtidentificaties; tijdstippen, berichtstatussen en gegevens die noodzakelijk zijn om dubbele verwerking te voorkomen; en, uitsluitend voor zover daadwerkelijk beschikbaar, uw telefoonnummer.

De Salon koppelt een WhatsApp-identiteit niet zonder meer aan een bestaande klantregistratie. Een via WhatsApp beschikbaar nummer wordt evenmin automatisch als telefoonnummer in een afspraak opgenomen. Dat gebeurt slechts indien een uitdrukkelijk bevoegde Owner-gebruiker het nummer heeft geverifieerd en zelf heeft vastgelegd. Mediabestanden, waaronder foto’s en spraakberichten, worden niet overgenomen in het afsprakensysteem. Het gebruik van de WhatsApp Business-app valt buiten de hier beschreven opslag in het afsprakensysteem.

De Salon stelt geen medische diagnose en geeft geen medisch advies. Zij vraagt u niet gericht om gezondheidsgegevens via WhatsApp te delen en haalt uit uw berichten geen afzonderlijk gezondheidsdossier, gezondheidslabels of blijvend opgeslagen gezondheidskenmerken. Omdat WhatsApp vrije tekst toelaat, kan zulke informatie toch in een bericht voorkomen; de ruwe berichtinhoud valt dan onder dezelfde beperkte toegang en bewaartermijn. De Salon verzamelt dergelijke informatie niet actief, vraagt er niet naar, stelt op basis daarvan geen gezondheidsdossier op, kent er geen labels aan toe, gebruikt haar niet voor advertentiedoeleinden of het trainen van modellen, en bewaart haar niet langer dan andere berichten (ten hoogste 48 uur). De grondslag hiervoor is artikel 9, lid 2, onder e, AVG: de verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die door de betrokkene zelf, ongevraagd, kennelijk openbaar zijn gemaakt in het door hem of haar verzonden bericht.

3. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

3.1. Wanneer u zelf om een afspraak verzoekt, verwerkt de Salon de daarvoor noodzakelijke berichten om uw verzoek te beantwoorden en de afspraak voor te bereiden. Hiervoor worden uitsluitend de gegevens verwerkt die daarvoor nodig zijn: de berichtinhoud, de kanaal- en berichtidentificaties en, indien beschikbaar, het telefoonnummer. De grondslag is artikel 6, lid 1, onder b, AVG: maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst op uw verzoek.

3.2. Voor andere vragen die u zelf stelt, bijvoorbeeld over openingstijden of diensten, verwerkt de Salon de noodzakelijke correspondentie om u te kunnen antwoorden. De grondslag is artikel 6, lid 1, onder f, AVG: het gerechtvaardigde belang van de Salon om een ontvangen klantvraag te beantwoorden. Het concrete belang is dat de twee uitdrukkelijk gemachtigde Owner-gebruikers gelijktijdig en gezamenlijk uw bericht kunnen inzien en beantwoorden. Dit is noodzakelijk omdat het gebruik van uitsluitend de WhatsApp Business-app op één toestel niet toelaat dat beide gebruikers tegelijk dezelfde correspondentie inzien en overnemen. De verwerking is beperkt tot deze twee gebruikers; de inhoud is niet langer dan 48 uur toegankelijk en wordt niet voor marketing of modeltraining gebruikt.

3.3. De Salon verwerkt de noodzakelijke kanaal- en berichtidentificaties en statussen om berichten af te leveren, verzend- en ontvangststatussen vast te stellen en dubbele verwerking te voorkomen. Een beperkt technisch ontvangstbewijs zonder berichtinhoud wordt acht dagen bewaard. De grondslag is artikel 6, lid 1, onder f, AVG: het gerechtvaardigde belang om de correspondentie betrouwbaar af te handelen en dubbele antwoorden te vermijden. Het concrete belang is te voorkomen dat een door de provider opnieuw verzonden bericht ten onrechte als nieuw wordt behandeld of dubbel wordt beantwoord. Hiervoor wordt uitsluitend een minimale identificatie en status zonder berichtinhoud bewaard; de termijn van acht dagen is afgestemd op het redelijkerwijs te verwachten hertransmissievenster van de provider.

3.4. De Salon verwerkt de inhoud van de WhatsApp-correspondentie niet voor advertentieprofilering of het trainen van Flowdesk-modellen en neemt deze inhoud niet op in een marketingbestand. Deze bepaling ziet op de verwerking waarvoor de Salon verantwoordelijk is; de eigen verwerkingen van WhatsApp/Meta en andere dienstverleners worden door hun toepasselijke voorwaarden en privacyverklaringen beheerst.

3.5. Voor een tot stand gekomen afspraak kan de Salon kort vóór aanvang één herinneringsbericht via WhatsApp zenden aan het bij die afspraak vastgelegde mobiele telefoonnummer. Hiervoor worden uitsluitend verwerkt: dat telefoonnummer, de naam en het adres van de Salon, de datum en het tijdstip van de afspraak, de taal van het bericht en de door de provider toegekende berichtidentificatie en status. Het bericht bevat geen reclame, geen gezondheidsgegevens en geen verzoek tot antwoord. De grondslag is artikel 6, lid 1, onder b, AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij u partij bent, te weten de afspraak waarvoor u een tijdstip heeft vastgelegd. Een herinnering wordt niet verzonden indien de afspraak is geannuleerd of verwijderd, indien het opgegeven nummer niet als mobiel nummer kan worden vastgesteld, of indien de afspraak is gemaakt binnen de periode waarin de herinnering zou worden verzonden. Per afspraak en starttijd wordt ten hoogste één herinnering verzonden.

4. Toegang, ontvangers en doorgifte

Binnen het afsprakensysteem is de toegang tot recente correspondentie beperkt tot twee uitdrukkelijk gemachtigde gebruikers met de rol Owner. Voor de levering van WhatsApp-communicatie, de technische opslag en het afsprakensysteem kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door of toegankelijk zijn voor WhatsApp/Meta, 360dialog, Supabase en Vercel.

Volgens de op het account geldende 360dialog Client Terms of Service (laatst bijgewerkt 1 juli 2026) heeft de Salon voor deze dienst een overeenkomst met 360dialog GmbH, Tölzer Straße 1, 82031 Grünwald, Duitsland, dat optreedt als verwerker onder een aparte, met de registratie aanvaarde verwerkersovereenkomst en dat de WhatsApp-kanalen namens de Salon beheert; voor het account zijn op 21 september 2026 de meest recente klantvoorwaarden aanvaard. Ten behoeve daarvan wisselt 360dialog gegevens uit met WhatsApp/Meta, dat optreedt als exploitant van het WhatsApp-platform; de voor dit kanaal geregistreerde opslaglocatie is momenteel de Verenigde Staten.

Supabase host de technische verwerking en database waarin de hierboven genoemde bewaartermijnen worden toegepast; de daarop toepasselijke verwerkersovereenkomst maakt deel uit van haar algemene voorwaarden. Het afsprakensysteem van de Salon wordt gehost door Vercel. Wanneer de Salon u via WhatsApp een afspraakvoorstel stuurt, verwerkt het afsprakensysteem daarbij de gegevens van dat voorstel, zoals de behandeling, het tijdstip en een door de Salon ingevoerde naam, maar niet de inhoud van uw WhatsApp-berichten; Vercel mag geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken. Voor zover thans bekend zijn naast de hierboven genoemde partijen geen overige ontvangers geïdentificeerd.

Voor het verzenden van het herinneringsbericht (lid 3.5) wordt het telefoonnummer, tezamen met de in dat lid genoemde berichtgegevens, doorgegeven aan 360dialog GmbH en WhatsApp/Meta, op dezelfde voet als hiervoor beschreven.

Voor zover persoonsgegevens in dit verband ten behoeve van de WhatsApp-dienstverlening worden doorgegeven aan de Verenigde Staten, is WhatsApp LLC volgens haar eigen publieke verklaring gecertificeerd deelnemer aan het EU-U.S. Data Privacy Framework (en het Swiss-U.S. Data Privacy Framework), hetgeen door de Europese Commissie is erkend als passende waarborg voor doorgifte aan gecertificeerde Amerikaanse ontvangers. De rechtstreekse overeenkomst van de Salon is met 360dialog GmbH (Duitsland, binnen de EER).

5. Afspraakvoorstellen via WhatsApp

Indien de Salon u via WhatsApp een voorstel met antwoordknoppen doet, wordt uw keuze uitsluitend verwerkt teneinde dat voorstel af te handelen. Het voorstel houdt geen reservering van het aangeboden tijdstip in. Een afspraak komt eerst tot stand nadat u een afzonderlijke definitieve bevestiging heeft ontvangen. Het voorstel heeft een geldigheidsduur van vijf (5) minuten; de bijzonderheden daarvan blijven na verval of afhandeling gedurende ten hoogste achtenveertig (48) uur leesbaar en worden na het verstrijken van die termijn uiterlijk binnen één (1) uur uit de online gespreksadministratie verwijderd. Een beperkt technisch ontvangstbewijs zonder voorstelinhoud blijft gedurende acht (8) dagen bewaard om herhaalde keuzes te herkennen. De eenmaal tot stand gekomen afspraak wordt volgens de afzonderlijke regels voor afspraakgegevens bewaard.

6. Bewaartermijnen

6.1. De inhoud van ieder bericht is in het afsprakensysteem gedurende ten hoogste achtenveertig (48) uur na ontvangst leesbaar. Na het verstrijken van die termijn wordt de inhoud uiterlijk binnen één (1) uur uit de online database verwijderd.

6.2. Een beperkt technisch ontvangstbewijs, zonder berichtinhoud, wordt gedurende acht (8) dagen bewaard voor het herkennen van herhaalde of vertraagd afgeleverde gebeurtenissen. Een tot stand gekomen afspraak vormt een afzonderlijk bedrijfsgegeven en wordt overeenkomstig de daarop toepasselijke bewaartermijnen behandeld.

6.3. Verwijdering uit de online database heeft niet tot gevolg dat reeds gemaakte reservekopieën op hetzelfde moment worden gewijzigd. Voor het gebruikte Supabase Pro-project zijn de meest recente zeven (7) dagen aan dagelijkse databaseback-ups toegankelijk; een vóór verwijdering vervaardigde back-up kan daarom nog de eerdere inhoud bevatten. De retentie van de WhatsApp Business-app zelf en van eventuele platform- of dienstverlenerslogs wordt niet door de Salon apart beheerd, geconfigureerd of gearchiveerd; hiervoor gelden uitsluitend de eigen standaardinstellingen en voorwaarden van de betreffende toepassing of dienstverlener.

6.4. De Salon bewaart over een verzonden herinnering uitsluitend een logregel met de afspraak, de starttijd, de status, de taal en de berichtidentificatie van de provider, zonder telefoonnummer en zonder berichttekst. Deze logregel wordt gedurende dertig (30) dagen bewaard en daarna verwijderd. De bewaartermijnen van WhatsApp/Meta en 360dialog voor het verzonden bericht zelf worden niet door de Salon beheerd; hiervoor gelden hun eigen voorwaarden.

7. Rechten van betrokkenen

U kunt, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, verzoeken om inzage, een kopie, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Voor zover de verwerking op een gerechtvaardigd belang berust, kunt u daartegen bezwaar maken. Een verzoek kan worden gericht aan newyinenyang@gmail.com. De Salon kan voorafgaand aan de behandeling van het verzoek om een passende verificatie van uw identiteit vragen. Voor gegevens in een reeds tot stand gekomen afspraak of in de WhatsApp Business-app kan een afzonderlijke beoordeling nodig zijn.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen en ingangsdatum

De Salon kan deze aanvullende privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, de wijze van verwerking of de toepasselijke regelgeving daartoe aanleiding geeft. De op de website bekendgemaakte versie vermeldt de datum waarop zij voor het laatst is aangepast. Deze versie geldt vanaf 30 september 2026.